Для изготовления факсимиле не требуется специальное разрешение – исключительно разрешение лица, чья подпись будет присутствовать на печати.

Что же такое факсимиле?

Если сделать буквальный перевод с латыни, то факсимиле – это отпечаток или снимок, который делается с руки или снимается с письма. Многие называют факсимиле заменителем личной подписи. Наверняка деловые люди, бухгалтера и помощники руководителя прекрасно знают, что же под ним подразумевается. Для тех же, кто все еще не в курсе, - это модное иностранное слово означает печать или штамп, оттиск которой максимально точно соответствует подписи ответственного лица. Для изготовления факсимиле не требуется специальное разрешение – исключительно разрешение лица, чья подпись будет присутствовать на печати.

Поскольку использование подписи руководителя – это очень серьезный и ответственный процесс, то его основные моменты описаны в Гражданском кодексе Российской Федерации. Кроме того, там указаны обстоятельства, в которых использование клише подписи возможно. Так что прежде чем заняться изготовлением факсимиле – поручите своему юристу максимально дотошно проштудировать законодательство на эту тему.

В каких случаях факсимиле просто необходимо

Очень часто факсимиле используют для того, чтобы уменьшить время на работу с документами. Представьте, что бухгалтеру необходимо подписать документы для получения денег в банке, а руководителя нет на месте. Или нужно поставить свою подпись на очередном приказе, а директор задерживается на выездном заседании. Вот тогда факсимиле и становится определенной палочкой-выручалочкой, без которой достигнуть мобильности и быстроты в принятии решений на всех этапах просто невозможно.

Однако при использовании факсимиле следует быть особо внимательными и помнить, что в том случае, если начальник находится в отпуске, на больничном или в командировке, он не имеет права выполнять свои должностные обязанности в полном объеме. Так что в этом случае использование факсимиле, особенно на серьезных договорах, просто невозможно. Часто в судебной практике рассматриваются случаи, когда договор, который был «подписан» находящимся в отпуске начальником, признается недействительным.

Если Вы руководитель и Вам предлагают сделать факсимиле, следует помнить только об одном: хранить его и пользоваться им должны только те люди, которым Вы доверяете полностью, а иногда даже больше, чем самому себе. Потому что в противном случае – жди беды … Кроме того, действуя по принципу «доверяй, но проверяй», следует издать внутренний приказ по организации, в котором будет дано разрешение конкретным людям, занимающим определенные должности, пользоваться факсимиле. И только после этого переходить к его заказу.

Кроме этого, чтобы все было уже совсем правильно и безопасно, следует создать подробную инструкцию, в которой будут отражаться несколько важных моментов:

  • в каких случаях разрешается использовать факсимиле;
  • кто именно в организации отвечает за его сохранность;
  • кто из сотрудников имеет право им пользоваться;
  • как выглядит контрольный оттиск подписи.

Понятно, что данная инструкция должна быть подписана директором. А вот будет она подписана реальной подписью или уже будет применен факсимильный оттиск – решать Вам.
Изготовление факсимиле – кому поручить?

Выбор компании, которая будет заниматься изготовлением факсимиле, - ответственный и серьезный процесс. В первую очередь, следует ознакомиться с тем, как подобные компании решали вопросы для других организаций. Ведь факсимиле – это не обычная печать: глядя на нее, никто не должен быть в состоянии отличить ее от настоящей подписи, поставленной начальником.

Обращайте внимание на те компании, которые создают удобные условия для заказа. К примеру, многие из них для изготовления факсимиле даже не настаивают на личной встрече – заказ можно оформить посредством электронной почты, прикрепив к письму образец подписи. Это удобно и не требует лишних временных затрат – многие заказчики оценивают такой подход по достоинству.

Когда будете делать заказ, обратите внимание, чтобы оснастка, в которой будет находиться печать, была качественной, ведь неизвестно, как часто будет использоваться штамп. Корпус печати может быть выполнен из металла или пластика, реже – из дерева. Однако наибольшей популярностью пользуются факсимиле с автоматической оснасткой – в этом случае оттиск получается максимально четким и однотонным, а чернила не будут растекаться.

Важным является также скорость изготовления факсимиле. Тут все зависит от того, насколько срочно оно требуется заказчику. Многие компании готовы предоставить его уже на следующий день после оформления заказа, однако у компании, чьи услуги востребованы на рынке, будет существовать определенная загруженность, и подобная оперативность в принципе будет невозможна. В связи с этим советуем Вам обратить внимание на те компании, в которых срок изготовления факсимиле не будет превышать пяти рабочих дней.